Beheer - Roosters - Standaard Roosters - Individuele Roosters - Rooster versies

Beheer – Roosters

Medewerkers die volgens een vast rooster werken kunnen in Isabel een Rooster toegewezen krijgen. Dit Rooster kan in toekomstige weken toegepast worden waardoor iedere medewerker met een Rooster niet elke week opnieuw ingepland hoeft te worden.

Aanmaken van een Rooster

Ga via het Dashboard – Beheer” naar Roosters.

Via de knop “Rooster toevoegen” kan het rooster worden aangemaakt. Geef het Rooster een duidelijke naam en eventueel Omschrijving en klik op Opslaan.

Je kunt nu de eerste versie van dit Rooster aanmaken. Wijzigt er na verloop van tijd iets in het Rooster dan kan je vanaf een bepaalde datum een nieuwe Versie van dit Rooster aanmaken en opnieuw toepassen in de Planning.

Kies de juiste Standaardploeg, Dagen van de week en de start- en eindtijd. Sla op.

Het heeft geen toegevoegde waarde om het vinkje “Rooster direct toepassen” te zetten. Je hebt immers nog niemand aan dit rooster gekoppeld.

Je kunt nu een volgend Rooster aanmaken voor bijvoorbeeld de Middag ploeg. Het komt voor dat medewerkers de ene week in de Ochtendploeg werken en de week erop in de Middagploeg. Zelf 5 Ploegenroosters kunnen op deze manier ingericht worden.

Je hebt nu zowel een Ochtend rooster als een Middag rooster.

Standaardroosters – Standaard Roosters

Komt bovenstaande combinatie vaak voor dan kan je via “Dashboard – Beheer:  een Standaardrooster hiervan maken in de cyclus Ochtend-Middag- Ochtend-Middag- Ochtend-Middag- enzovoorts

Rooster of Standaard Rooster koppelen aan Medewerker

Ga naar de betreffende Medewerker en selecteer het tabblad Roosters.

Je ziet hier nu de volgende knoppen:

• Medewerkerrooster toevoegen
• Medewerkerrooster opnieuw toepassen (als de Ploeg al aanwezig is in de planning van toekomstige weken)
• Nieuw rooster ( Individueel rooster)

Verder zie je in dt scherm onderin een totaal overzicht van ALLE in het Beheer scherm aangemaakte Roosters. Met het vergrootglas rechts kan je zien hoe dit Rooster is opgebouwd.

Medewerkerrooster toevoegen

Via Dashboard – Beheer hebben we net twee roosters gemaakt. Eentje voor de Ochtend diensten van de Office Ploeg en eentje voor de Middag diensten. Deze gaan we nu koppelen aan een Medewerker.

Klik op de groene knop “Medewerkerrooster toevoegen”.

Kies een startdatum waarop dit rooster in moet gaan voor deze medewerker en kies eventueel een einddatum.

Kies bij Type rooster voor “Specifiek” en voer de cyclus in welke voor deze medewerker geldt vanaf de startdatum:

We hebben nu voor deze medewerker vastgelegd dat zijn rooster ingaat per 26-04-2023. De eerste week draait hij het rooster van de Ochtend en de tweede week draait hij het rooster van de Middag. In de derde week start de cyclus weer opnieuw, dus in de Ochtend dienst.

Sla op.

Let op:

Zorg er voor dat de medewerker ALTIJD beschikbaarheid heeft voor de tijden van het rooster. Vaak krijgen de medewerkers die op een rooster werken 24/7 beschikbaarheid.

Zorg er nu ook voor dat de Ploeg uit dit Rooster (Staff – Office) aanwezig is in de planning van de toekomstige weken waarin je dit rooster voor deze medewerker wilt toepassen.

Medewerkerrooster opnieuw toepassen

Ga naar de Medewerkerkaart en kies het tabblad Roosters. Kies nu voor “Medewerkerrooster opnieuw toepassen”. Het rooster van deze medewerker wordt nu in de planning, van de toekomstige weken waarin de ploeg Staff – Office aanwezig is, geladen.

Het rooster wordt altijd geladen in een VOLLEDIGE week. Dus ook al is de ingangsdatum 26-4-2023, het wordt geladen van de maandag van de eerstvolgende week. Het kan dus zijn dat je de diensten van de eerste week handmatig dient te plannen.

In de planning vanaf 1 mei is nu het rooster van de medewerker toegepast in de planning.

Week 18 – 2023:

Week 19 – 2023:

Als je vanuit het Planscherm het rooster wilt toepassen dan kan dat ook. Je past dan niet voor één medewerker het rooster toe maar voor iedereen die een rooster heeft op deze Ploeg (Staff – Office).

Ga in het planscherm van de week waarin je de Roosters wilt toepassen. Ga via de knop “Acties” naar “Planning vullen met roosters”.

Selecteer de juiste Ploeg en klik op “Plannen”

Week 20:

Je ziet dat de medewerker van week 18 tot en met week 20 nu het rooster Middag-Ochtend-Middag heeft. De eerste onvolledige week 17 dien je zelf te plannen (Ochtend) zoals eerder al aangegeven.

Standaardrooster toepassen – Standaard Rooster

We hadden eerder ook een Standaardrooster aangemaakt. Maar in het vorige voorbeeld hebben we deze niet gebruikt en hebben we een Specifiek rooster opgebouwd bij de medewerker. Dit hadden we ook met het eerder gemaakte rooster kunnen doen.

Om een Standaardrooster aan een medewerker te koppelen ga je naar het tabblad Roosters van de medewerker.

Selecteer “Medewerkerrooster toevoegen”. Selecteer nu bi Type rooster voor “Standaard” en kies het Standaardrooster wat we eerder aangemaakt hebben.

Sla op en volg de zelfde stappen als eerder beschreven om het Rooster nu toe te passen in de Planning van toekomstige weken. Na Opslaan zie je het gekozen Standaardrooster bij de medewerker niet meer maar netjes het gehele rooster zichtbaar. Omdat het Standaardrooster in het Beheer scherm een ingangsdatum heeft van 3 april 2023 begint de medewerker vanaf 8-5-2023 in de Middag ploeg. De week erna in de Ochtend enzovoorts.

Omdat de Ploeg Staff – Office al aanwezig is in de toekomstige weken wordt deze na opslaan ook direct toegepast in deze toekomstige weken.

Individueel Rooster bij een Medewerker vastleggen

Werkt een medewerker wel volgens een rooster maar is het echt een rooster wat niet bij meerdere medewerkers van toepassing is, dan kan er voor deze individuele medewerker een “Individueel Rooster” aangemaakt worden en worden toegepast op dezelfde manier als hierboven is omschreven.

Ga naar de medewerkerkaart en kies weer voor het tabblad Roosters.

Kies nu voor de knop “Nieuw rooster”.

Je maakt nu een rooster aan voor ALLEEN deze medewerker.

Heb je het rooster aangemaakt dan kies je voor “Medewerkerrooster toevoegen”. Kies nu bij Type rooster” voor Individueel en onderneem weer dezelfde stappen om het rooster van deze medewerker toe te passen in de Planning.

Deze medewerker heeft dus een rooster van:

Dinsdag, woensdag en donderdag van 06:00 tot 14:00 op Ploeg “Staff – Office”

Maandag en vrijdag van 07:00 tot 15:00 op Ploeg “Staff – Overhead”.

 

Nieuwe versie van het Rooster maken

Het kan natuurlijk voorkomen dat op een gegeven moment een Rooster wijzigt. Bijvoorbeeld: de Ochtend ploeg start vanaf een bepaalde datum niet op 08:00 uur maar om 07:30 uur. Als je dit wilt aanpassen dan kan dit door een nieuwe versie van een rooster aan te maken vanaf een bepaalde startdatum. Nadat je de nieuwe versie hebt gemaakt kan je voor alle medewerkers die volgens dit rooster ingepland zijn de nieuwe rooster versie opnieuw toepassen. De medewerkers worden dan uitgepland van de toekomstige planningen en zullen volgens de nieuwe roosterversie opnieuw ingepland worden.

Voorbeeld:

Het huidige Ochtend rooster voor de ploeg Staff – Office is:

We maken een nieuwe versie per 8-5-2023 van dit rooster dit via Dashboard – Beheer – Roosters

Kies voor Opslaan. Je hebt nu een tweede versie van dit Rooster.

Ga naar de lijst met rooster door nu op “Annuleren” te klikken.

Kies nu bij de "Staff Ochtend" rooster voor het icoon voor “Opnieuw toepassen”

Je ziet nu dat dit betrekking zal hebben op 2 medewerkers:

Klik op opnieuw toepassen. De medewerkers worden nu uitgepland van alle toekomstige weken en volgens de nieuwe rooster versie opnieuw ingepland.

Wijzigingen op eerder toegepast Rooster negeren

Het kan natuurlijk voorkomen dat een medewerker volgens een Rooster is gepland en dat er in de loop der tijd aanpassingen gedaan zijn in de toekomstige planning van deze medewerker. Als je dan een nieuwe versie van een Rooster maakt en deze voor alle medewerkers, inclusief deze medewerker, opnieuw toepast, dan worden deze aanpassingen/wijzigingen in de toekomstige planning van deze medewerker ongedaan gemaakt. De diensten worden immers allemaal uitgepland en de medewerker wordt opnieuw ingepland volgens de nieuwe versie van het Rooster.

Voordat je een nieuwe Rooster versie opnieuw toepast bij alle medewerkers die dat rooster hebben wordt een overzicht getoond van alle medewerkers die wijzigingen hebben op hun eerder toegepast rooster. Je kunt deze medewerkers uitsluiten van het opnieuw toepassen van de nieuwe rooster-versie.

Voorbeeld:

Medewerker heeft een rooster van zondag tot en met donderdag 19:30 tot 03:30 

Zijn ingeplande dienst van dinsdag 30 mei is gewijzigd, ondanks het feit dat deze diensten allemaal conform zijn rooster zijn ingepland.

Als we het rooster van deze dienst (nachtdienst van 19:30 tot 03:30) willen aanpassen naar bijvoorbeeld diensttijden van 20:30 tot 04:30 dan maken we dus een nieuwe versie van dit rooster aan.

We passen deze nieuwe rooster versie toe voor alle medewerkers die dit rooster hebben:

Je ziet nu een lijst met Medewerkers waarvan het rooster opnieuw wordt toegepast. Voor één medewerker wordt aangegeven dat er afwijkingen in de planning zijn t.o.v. de eerdere versie van het rooster.

Als we hierop klikken: